10 outils de recrutement pour vous aider à être plus performant lorsque vous recrutez (2024)

1er outil de recrutement : La fiche de poste

• La fiche de poste pour définir le besoin de recrutement

Recruter efficacement ne signifie pas recruter rapidement ! Il faut prendre le temps d’établir une stratégie de recrutement et de bien réfléchir à l’embauche à venir.

La fiche de poste est l’outil indispensable pour définir le besoin de recrutement et ainsi mieux orienter les recherches. Elle prend place dans le cadre de la structuration des missions et de l’équipe. Cet outil opérationnel sert de repère au titulaire du poste, à ses collègues et au chef d’entreprise.

Ce support de management et de gestion RH ne doit pas être figé dans le temps, au contraire ! Il doit être revu en cas de modification de l’organisation ou d’évolution des missions. Il peut aussi évoluer en fonction des expériences et des motivations de la nouvelle recrue, mais aussi en fonction des nouveaux besoins de l’entreprise.

La fiche de poste doit comprendre les éléments suivants :

• L’intitulé du poste,
• Les fonctions occupées et les missions confiées,
• Les compétences techniques requises,
• Les aptitudes et les savoir-être espérés,
• La situation du poste dans l’organisation,
• La finalité du poste,
• Les relations hiérarchiques et les relations en interne et en externe,
• Les risques et les contraintes du poste.

Plus les critères sont précis et bien définis, plus les chances de trouver le candidat idéal sont grandes !

• La fiche de poste comme support pour la rédaction des annonces

Une fiche de poste bien construite et complète sert d’appui pour la rédaction d’une offre d’emploi.

En effet, savoir recruter les meilleurs profils passe par une annonce d’emploi ciblée et adaptée au canal sur lequel elle est diffusée. En tant qu’outils de recrutement, les annonces doivent contenir les mots-clés importants relatifs au poste et présenter l’environnement de travail.Afin de cibler les meilleurs profils, l’annonce doit décrire les missions liées au poste et indiquer les exigences liées au poste à pourvoir avec le plus de transparence et d’exhaustivité possible.

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2ème outil de recrutement : Les sites d’emploi (jobboards)

L’apparition d’internet a profondément transformé les pratiques de recrutement : le canal de recrutement le plus populaire est aujourd’hui Internet, d’où le concept d’e-recrutement.

Les sites d’offres d’emploi sont les outils de recrutement les plus utilisés par les recruteurs, mais aussi par les candidats en recherche d’emploi. Le jobboard est le canal le plus commun pour la diffusion de l’annonce.

Si vous souhaitez élargir le recrutement et la diffusion des offres d’emploi, la multidiffusion est une bonne option pour éviter de perdre du temps à diffuser les offres manuellement sur chaque site. En quelques clics, l’annonce est alors postée sur plusieurs jobboards !

3ème outil de recrutement : Les réseaux sociaux

Un bon recruteur se doit d’utiliser plusieurs outils de recrutement et de diversifier ses sources de recrutement pour travailler efficacement et trouver les bons profils lors des campagnes de recrutement.

L’utilisation des réseaux sociaux est un mode de recrutement incontournable aujourd’hui. On parle de “social recruiting”. Faire du sourcing sur les réseaux sociaux peut se faire en utilisant des mots clés en rapport avec le poste à pourvoir. Ils représentent à eux seuls des viviers de candidats intéressants quasi-inépuisables !

• Réseaux sociaux professionnels

LinkedIn est le réseau social de référence pour développer un réseau professionnel et cibler les bons candidats. Il permet aussi de trouver des candidats passifs ayant les compétences requises. On peut y trouver des profils très variés, plus ou moins bien complétés.

La présence des cabinets de recrutement, des chasseurs de têtes ou encore des chefs d’entreprise ayant des projets de recrutement sur LinkedIn est donc aujourd’hui essentielle. Sourcer des candidats potentiels sur les réseaux sociaux avec une approche directe est très utile.

Accessible gratuitement (ou avec des options payantes en mode premium), LinkedIn fait partie des outils de recrutement permettant aussi de développer son image employeur et d’aller chercher des candidats potentiels en dehors du réseau direct.

• Réseaux sociaux personnels

Facebook a un grand nombre de membres actifs, potentiellement en recherche d’emploi. La publication des offres d’emploi sur Facebook, dans groupes publics ou privés dédiés à l’emploi, permet de toucher une grande cible.

La création d’une page professionnelle sur Facebook peut aussi être utile pour une entreprise, elle permet de communiquer sur les recrutements et de valoriser la marque employeur.

Twitter et Instagram sont aussi deux réseaux sociaux qui peuvent être intéressants comme outils de recrutement, pour publier des offres d’emploi, avec des profils plus tech sur Twitter et des profils plus créatifs sur Instagram.

4ème outil de recrutement : Le site Carrières

Le site internet corporate est la vitrine de l’entreprise. Il doit permettre d’attirer les candidats ayant un réel intérêt pour les valeurs et la culture véhiculées. Les candidats recrutés arrivent alors en ayant déjà des informations sur le fonctionnement de l’entreprise.

L’Espace Candidat, ou l’onglet “Rejoignez-nous”, regroupe l’ensemble des offres d’emploi proposées par l’entreprise. Il doit être particulièrement soigné pour promouvoir la marque employeur et donner envie aux candidats de postuler aux offres proposées.

Un site Carrières attractif dédié aux postes à pourvoir ouverts dans l’entreprise doit refléter au mieux votre ADN. Vous pouvez mettre en avant les avis candidats et collaborateurs pour attirer les meilleurs profils et rassurer les nouveaux talents qui postulent.

5ème outil de recrutement : La CVthèque

Faire du recrutement un processus efficace passe par l’utilisation de bons outils de recrutement, ergonomiques, adaptés aux besoins de l’entreprise.

La CVthèque fait partie des outils de sourcing. Elle se présente sous la forme d’un portefeuille de profils intéressants. Elle doit être construite au fur et à mesure et être maintenue à jour régulièrement pour faciliter le recrutement des talents.

Pour se faire, le chargé de recrutement doit enfiler sa casquette de chasseur de têtes, pour aller chercher les profils les plus pertinents, notamment pour les profils rares.

La CVthèque doit permettre au recruteur de constituer un vivier de talents en vue des prochaines embauches. Ce vivier doit classer les candidatures intéressantes en fonction des besoins de recrutement.

Le site d’emploi de Pôle Emploi, via son moteur de recherche d’un candidat, offre la possibilité de mener des recherches au sein d’une immense base de données, riche de plusieurs millions de CV.

6ème outil de recrutement : L’entretien vidéo différé

Dans le cadre du processus de recrutement, après l’analyse de chaque CV et lettre de motivation reçus, un entretien téléphonique peut être le moyen d’établir le premier contact avec le candidat et de faire une première présélection.

Ensuite, l’utilisation de l’entretien vidéo différé représente un gain de temps considérable dans la phase de préqualification.

Cet outil de recrutement permet d’affiner la sélection des candidats, afin de retenir les meilleurs candidats à embaucher qui participeront ensuite à un entretien physique.

Les managers peuvent avoir accès aux entretiens vidéo différés réalisés par les candidats.

Les consultants de l’agence RH mRHq utilisent l’outil d’application vidéo entretien différé Interview App.

7ème outil de recrutement : La grille d’entretien et d’évaluation des compétences

L’entretien de recrutement reste un outil traditionnel du processus d’embauche. Il permet d’aller plus loin que le dossier de candidature en rencontrant la personne intéressée par le poste. Ce temps d’échange privilégié donne l’occasion de mieux recruter des talents car vous pouvez mieux connaître les candidats et leurs motivations.

Le futur manager ou d’autres collaborateurs peuvent assister aux entretiens de recrutement pour donner également leur avis.

La grille d’entretien d’embauche doit être complétée au fil des questions posées. Elle permet de maintenir une ligne conductrice durant l’échange sans s’écarter de l’objectif de recrutement principal.

Cette grille d’évaluation des compétences peut être utilisée pour répertorier :

• Des informations pratiques sur les circonstances de l’entretien de recrutement,
• Des renseignements sur la situation personnelle du candidat,
• Des critères d’évaluation préalablement définis, adaptés au profil de poste recherché (compétences techniques attendues, expérience professionnelle, parcours professionnel, savoir-faire, savoir-être, formation initiale).

L’un des enjeux du recrutement d’un collaborateur est de conduire les entretiens d’embauche avec la plus grande objectivité possible. La grille sert à hiérarchiser et écarter les candidatures qui ne répondent pas entièrement aux critères du poste à pourvoir, afin de faciliter la prise de décision du recruteur.

8ème outil de recrutement : Les tests

L’utilisation des tests est une méthode de recrutement organisée pour compléter une candidature, évaluer les candidats et aider à la prise de décision au cours d’un process de recrutement. Cette phase de recrutement via des tests permettent de rendre l’expérience candidat plus interactive et le processus de candidature plus concret.

Parmi les tests les plus utilisés, on peut nommer les outils de recrutement suivants :

• Les tests de raisonnement : Ces tests psychotechniques mesurent les capacités pour réussir dans un environnement de travail (logiques, verbales, numériques),

• Les tests de compétences : Ces tests se concentrent sur les compétences clés nécessaires pour le poste et peuvent prendre la forme d’une mise en situation,

• Les tests de personnalité : Ils évaluent les aptitudes à réagir face à différentes situations professionnelles. Ils révèlent les qualités relationnelles et les savoir-être de chaque candidat, pour apprécier s’il peut correspondre aux valeurs et la culture d’entreprise.

9ème outil de recrutement : La feuille de route ou le tableau de bord

L’aide d’une feuille de route ou d’un tableau de bord est une technique de recrutement utile pour s’assurer de la réussite de la sélection des candidats.

Une feuille de route pour un recrutement réussi doit comporter les éléments suivants :

• Nom entreprise
• Titre du poste
• Nom contact / E-mail / Téléphone
• Étapes de la procédure de recrutement
• Nature / durée du contrat de travail / durée de la période d’essai
• Lieu de travail
• Jours de travail et repos
• Horaires de travail
• Salaire envisagé
• Avantages
• Date de prise de poste idéal
• Environnement de travail
• Informations complémentaires (nombre de salariés, particularités du poste (en équipe, en autonomie, …)
• POSTE ET MISSIONS (reprendre les missions détaillées de la fiche de poste)
• Profil recherché (compétences recherchées)
• Le nom / prénom des candidats présentés
• Des informations sur chaque candidat
• Le nombre de candidatures reçues par session

Grâce à ces outils de recrutement, vous n’êtes pas perdu dans le traitement des candidatures retenues et vous savez où en est chaque candidat dans le pipeline de recrutement : premier mail de contact envoyé, entretien téléphonique, entretien physique, etc.

10ème outil de recrutement : Le logiciel de recrutement

• Logiciel de recrutement

Un logiciel de recrutement, aussi appelé logiciel de gestion des candidatures ou ATS (Applicant Tracking System), permet le suivi des candidatures, avec une optimisation du tri des candidatures pour gagner du temps.

Il permet aussi de publier les annonces d’emploi simultanément sur plusieurs sites d’emploi, c’est la multi-diffusion.

Un ATS, en mode Saas, peut être intégré dans un CRM orienté RH, c’est-à-dire avec des fonctionnalités dédiées à la gestion des ressources humaines (GRH). Il permet notamment de suivre une candidature à chacune des phases de recrutement pour suivre son avancement en temps réel.

Pouvoir préciser l’avancement des différentes étapes de recrutement dans l’entreprise et l’indiquer aux candidats retenus permet de maintenir une communication claire et transparente et d’améliorer la marque employeur.

Collaboratif et personnalisable, ce type d’outil de recrutement accélère la fonction de la grille de présélection pour vérifier que les candidatures sont en adéquation avec les compétences attendues du poste. Ainsi, vous gagnez du temps dans le processus de recrutement et vous avez plus de chances d’atteindre vos objectifs de recrutement.

Le cabinet de recrutement mRHq à Rennes utilise la solution de recrutement We Recruit.

• SIRH

Encore plus complet qu’un ATS, le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est un logiciel RH complet permettant la gestion et/ou l’automatisation de l’ensemble des processus RH :

• La gestion du recrutement,
• La gestion des compétences,
• La gestion des congés et absences,
• La gestion de la paie,
• La politique de rémunération,
• La gestion administrative du personnel.

Un SIRH est une solution tout-en-un pour centraliser et accompagner le DRH et le service RH. Il permet au recruteur d’avoir chaque outil de gestion du recrutement nécessaire à portée de main.

Si recruter un candidat implique un certain nombre de tâches administratives répétitives et chronophages, l’automatisation du recrutement pour les tâches à faible valeur ajoutée permet de dégager du temps.

Bien utilisé, un logiciel de gestion RH permet donc de gagner en efficacité et en productivité !

Petit bonus des outils des recrutement

Il existe des extensions Chrome intéressantes comme outils de recrutement :

• l’Extension Chrome Crystal permet d’en apprendre plus sur la personnalité des cibles et aide à rédiger des mails personnalisés,
• l’Extension Chrome Boomerang permet de planifier à l’avance l’envoi ou le retour d’emails à une date ultérieure pour éviter d’oublier,
• l’Extension Chrome Dux-Soup est un logiciel d’automatisation LinkedIn pour rechercher des prospects et dialoguer avec des prospects,
• l’Extension Chrome Hunter pour trouver l’adresse e-mail professionnelle d’une personne à partir de son nom, son prénom et l’entreprise pour laquelle elle travaille.

Attention : Tous les outils de recrutement présentés ne sont pas gratuits, certains peuvent d’ailleurs avoir un coût assez élevé. Si vous avez un budget serré, c’est à vous de décider quels outils sont les plus utiles. De plus, la multiplication des outils de gestion peut parfois vous desservir, et au lieu de vous faire gagner du temps de recrutement, ils peuvent vous en faire perdre.

Que retenir de ces 10 outils de recrutement ?

Assurer un bon recrutement demande des outils opérationnels. Les outils de recrutement choisis doivent être ajustés à vos cibles et aux canaux sur lesquels elles se trouvent. Ils améliorent ainsi l’efficacité du processus de recrutement ainsi que l’expérience candidat. Vous vous distinguez de la concurrence et vous êtes en position de force pour attirer les meilleurs talents. L’agence RH mRHq peut vous aider à aboutir à une solution de recrutement opérationnelle, pérenne et évolutive.