Déléguer nos tâches à certains de nos collaborateurs engendre deux enjeux. D’une part, cela nous permet de consacrer notre temps de travail de manager à des tâches de plus grande valeur pour l’équipe et le service. D’autre part, la délégation permet de placer nos collaborateurs dans des situations de travail et face à des décisions porteuses de compétences pour leur développement personnel. Cependant, cet exercice peut être pleinement profitable comme contre-productif, tout dépend si l’on en contrôle bien les ingrédients.
Le choix de la tâche à déléguer
Déléguer une tâche à son collaborateur demande de prendre des précautions dans le choix de la tâche déléguée et ensuite dans la manière de lui en parler. Concernant le choix de la tâche, il faut la définir par un objectif bien formulé, écrit, tenant lieu en quelque sorte de contrat. Ensuite, prendre garde à ce que les moyens permettant l’exécution de la tâche soient également délégués. Par exemple, être attentif aux tâches pour l’exécution desquelles votre collaborateur doit obtenir la collaboration d’autres collaborateurs ou certaines informations à votre place.
Le choix de celui à qui l’on délègue
Le collaborateur qui reçoit la délégation doit pouvoir réellement l’exercer en termes de compétence, et d’envie. Sur ce dernier point, gardez à l’esprit qu’en cas de non-réussite du collaborateur, celui qui délègue conserve la responsabilité finale de l’échec vis-à-vis de l’extérieur, mais en cas de succès, il doit en respecter la paternité du collaborateur. Cela ne signifie pas que le collaborateur choisi doive être compétent dans la tâche que vous allez lui déléguer. Une délégation peut justement être un moment d’apprentissage. En revanche dans ce cas, il faut d’autant plus le préparer en amont.
Bien préparer votre transmission
Une délégation ne se transmet pas entre deux portes ou dans l’urgence. Le moment de transmission de la délégation à votre collaborateur est important et doit suivre certaines étapes.
Tout d’abord plantez le décor, allez droit au but, en exprimant ce que vous souhaitez déléguer sans donner de détails sur la délégation. Puis, demandez au collaborateur ce qu’il en pense, est-il partant ? Il a alors le choix entre deux réactions.
S’il est d’accord a priori. Laissez-le alors s’exprimer au maximum sur sa façon à lui de réaliser la tâche déléguée. Puis si nécessaire, complétez certains aspects ou certaines étapes s’il ne les a pas citées, ou prévenez-le de certains risques ou erreurs possibles afin de le mettre en garde, compte tenu de votre propre expérience.
En revanche s’il évoque des doutes ou des réticences, passez quelques minutes à expliquer plus en détail vos raisons à cette délégation : manque de temps, surdéveloppement de l’activité, etc., et à donner les critères qui ont conduit à le ou la choisir.
Si votre collaborateur n’est toujours pas d’accord, alors demandez-lui les raisons. Vous pourrez peut-être y déceler des difficultés propres à la tâche, que vous n’aviez pas vues auparavant. Profitez-en pour en tirer des conclusions sur une adaptation éventuelle.
L’erreur fatale des contrôles inopinés
Pour le manager une délégation a souvent un caractère anxiogène. Pour soulager cette anxiété, certains peuvent souhaiter réaliser des contrôles sans prévenir l’intéressé, afin de s’assurer que la tâche déléguée se déroule correctement.
Cette attitude est très compréhensible mais désastreuse en matière de management. Ceci pour deux raisons.
D’une part, elle remet en question ce que vous avez établi mutuellement sur les moments de contrôle et de mesure, durant la transmission de votre objectif de délégation. Procéder à un contrôle en dehors de ces moments, revient à remettre en cause la parole donnée. D’autre part, par cette attitude votre collaborateur peut se sentir « fliqué », et avoir le sentiment qu’il n’y a pas de relation de confiance. Or, ce sentiment de confiance mutuelle est essentiel pour établir une relation d’autorité constructive. Faites en sorte que la délégation le renforce.
Pour plus de précision, les Editions Tissot vous proposent un dossier complet : « Bien déléguer en 5 étapes ».
