Los elementos de un proyecto conforman la estructura del mismo. En él deberán plasmarse las metas y las etapas para su cumplimiento. Además de las estrategias, herramientas de control y seguimiento y los recursos necesarios para tener el éxito esperado.
En este artículo conocerás la importancia de cada uno de los elementos que componen la estructura de un proyecto y cómo garantizan el cumplimiento de los objetivos minimizando las posibilidades de error. ¿Nos acompañas en la lectura?
Por qué es esencial crear una estructura del proyecto
La estructura de un proyecto exige una revisión minuciosa de cada aspecto de la iniciativa. Sin embargo, es importante porque cada uno de estos elementos te permitirán darle la forma más organizada, flexible, eficiente y productiva posible para lograr un objetivo.
Además, es un proceso que te ayuda a conocer mejor a tu equipo. Pues, parte de la tarea implica diseñar la organización de las personas involucradas en el proyecto, detallando su rol y grado de responsabilidad.
La planificación y revisión de la estructura de un proyecto permite que el mismo tome la forma más eficiente y de mayor productividad para garantizar el éxito.
Y, por si fuera poco, puede contribuir a la agilidad del trabajo y el ahorro de recursos innecesarios. Las metodologías de seguimiento, monitoreo y mejora te ayudarán a minimizar cualquier posibilidad de falla o error y a corregirla.
Cómo se organizan las personas en la estructura de un proyecto
La distribución de las personas en la estructura de un proyecto debe ser jerárquica y ordenada. Los puestos o roles son asignados por la relevancia de la función, mérito, o experiencia de cada persona.
Ciertamente, el éxito estará en manos del equipo que designes, por ello las decisiones que afectan al capital humano deben ser cuidadosamente verificadas.
La relación con la cultura de la empresa, el compromiso y la capacidad comunicativa también se convertirán en factores claves. ¡No los olvides cuando organices a tu equipo!
Elementos de un proyecto
La estructura de un proyecto variará en función de la intención de sus objetivos y del plazo en que debe realizarse (corto, mediano o largo).
La estructura de un proyecto no siempre es la misma. Los elementos que lo componen dependen de su naturaleza y de los plazos fijados.
Asimismo, los elementos que lo componen pueden variar de acuerdo a la especificidad del mismo. Sin embargo, podemos mencionar algunos que son considerados esenciales.
Objetivos
Los objetivos son las metas específicas que persigue cualquier iniciativa. Son el “para qué” de un proyecto.Se diferencian de la finalidad porque este es un concepto general que puede abarcar varios proyectos y objetivos.
Participantes
Son los destinatarios del proyecto creado. Llámese público objetivo o subjetivo en quienes se enfocarán las acciones. Es relevante mencionar que no necesariamente debe tratarse de personas físicas o jurídicas.
Producto o servicio
La existencia de un producto o servicio es central en un proyecto y en él debes basar todo el trabajo de estudio de mercado e investigación. Es importante comprender que no es la finalidad del proyecto, sino sólo el medio elegido para lograr el objetivo deseado.
Actividades
Las fases o etapas de tu proyecto podrán variar en complejidad de acuerdo a su importancia. Debes planificar todas las actividades con una lógica que consolide la factibilidad de concreción de los procesos.
Asimismo es importante que definas en ellas el orden de importancia dentro de la estructura general. Hay tareas que pueden realizarse individualmente, pero otras que requieren ser terminadas en conjunto o seguidas.
Calendario y Planificación de tareas
Cuando debas estimar plazos, diseña un calendario que permita cierta flexibilidad. Éste debe aplicarse como una guía para valorar los avances en función de los plazos.
Recursos disponibles
Entre los elementos de un proyecto, se encuentran los recursos, que pueden ser de dos tipos:
- Materiales: son los bienes y herramientas necesarios
- Humanos: son las personas que lo integrarán
En ambos casos se debe cualificar y cuantificar con precisión su disponibilidad. Te recomendamos prever la necesidad de adicionar recursos dentro en caso de eventualidades.
Presupuesto
Dentro del presupuesto debes colocar las opciones de financiación que tendrá tu proyecto.
El cálculo debe dividirse por cada etapa, asignando a cada fase los recursos necesarios para su funcionamiento. Recuerda estimar, al igual que en el punto anterior, una disponibilidad para situaciones no previstas.
Es muy importante en un proyecto tomar previsiones que contemplen eventualidades cuando se calculan los recursos necesarios y el presupuesto.
Resultados esperados
Deberás definir cuales son los resultados esperados y la forma en que se expresarán los mismos. Cada etapa, independientemente del resultado, reportará sus avances.
Es importante implementar una metodología ágil de seguimiento, monitoreo, evaluación y ajuste para garantizar el éxito al final de la operación.
Conclusiones
Ahora conoces todo los elementos de un proyecto que debes considerar para su elaboración. Cada una de las particularidades y qué previsiones debes calcular para lograr los objetivos propuestos.
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