Absence maladie: comment la calculer ? La traiter en paie ? (2024)

L’absence maladie a un impact important sur la paie d’un salarié.

Nous allons vous expliquer quelle est la procédure tant pour le salarié que pour l’employeur, comment la calculer et quel est l’impact sur le bulletin de paie du salarié.

Qu’est ce qu’une absence maladie ?

Afin de comprendre comment traiter une absence maladie en paie et quelles sont les incidences sur le bulletin de paie du salarié, il faut définir ce qu’est une absence maladie et connaître la procédure tant pour le salarié que pour l’employeur.

Définition

La loi autorise le salarié à s’absenter pour incapacité de travail résultant de la maladie ou d’un accident non professionnel, son absence est alors déduite de son salaire, elle peut être maintenue partiellement ou totalement par l’employeur sous certaines conditions selon des dispositions légales ou conventionnelles (L1224-1 du code du travail).

Sauf dispositions conventionnelles, par accord collectif ou par usage dans l’entreprise plus favorables, les absences maladie ont une incidence sur les droits du salarié. Il peut s’agir :

• d’un impact sur l’acquisition des congés payés et des RTT
• d’une diminution des primes annuelles comme le treizième mois ou une prime sur objectif par exemple
• d’une diminution du nombre de titres restaurant
• d’une diminution du nombre d’indemnités liées au nombre de jours travaillés (indemnité de repas, indemnité de transport, prime de froid, …)

Comment ça marche ?

Quelle est la procédure pour le salarié ?

Le salarié en situation d’incapacité de travail doit fournir à son employeur dans un délai de 48 heures un justificatif, il peut s’agir d’un arrêt de travail pour maladie ou d’un bulletin d’hospitalisation.

L’arrêt de travail pour maladie

Le salarié doit se faire prescrire un arrêt de travail dès le premier jour d’absence par son médecin traitant, il s’agit d’un arrêt initial.
En cas de formulaire d’arrêt de travail sous format papier, le salarié doit transmettre le volet 1 et 2 de l’arrêt de travail à sa CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) dans les 48H.
Le volet 3, qui ne contient pas d’éléments médicaux doit être transmis à son employeur également dans les 48H.

Les médecins utilisent de plus en plus les arrêts de travail dématérialisés. Les volets 1 et 2 sont alors envoyés directement à la CPAM et un seul volet est transmis au salarié à destination de l’employeur. Cette pratique, de plus en plus généralisée, évite tout problème d’interprétation des dates de début et de fin d’arrêt par la CPAM et par l’employeur dans la mesure où les données sont sous format informatique contrairement au formulaire papier où elles sont manuscrites et parfois peu lisibles.

L’arrêt de travail pour maladie pour sa version “employeur” comporte les éléments suivants :

• Identité du salarié
• Identité de l’employeur
• une date de début et une date de fin de l’arrêt
• Les sorties autorisées : elles peuvent ne pas être autorisées, être autorisées dans un créneau horaire définit et pour les soins et examens médicaux ou être autorisées sans condition, c’est ce qu’on appelle les “sorties libres”.

En cas de prolongation de l’arrêt de travail, le salarié doit se faire prescrire un nouvel arrêt de prolongation par son médecin traitant, il doit le transmettre alors dans les mêmes conditions que pour l’arrêt initial.

Le bulletin d’hospitalisation

En cas d’hospitalisation, le salarié doit transmettre à l’employeur et à la CPAM un bulletin d’hospitalisation. Si l’hospitalisation est en cours, il s’agit d’un bulletin de situation qui indique la date d’entrée à l’hôpital et que l’hospitalisation est encore en cours. Si le salarié est sorti, il s’agit d’un bulletin de sortie qui indique la date de début et la date de fin d’hospitalisation.

Dans la pratique, les salariés oublient parfois, par faute d’information sur le bulletin d’hospitalisation, de le transmettre à la CPAM, ce qui pose problème dans la gestion du dossier par le gestionnaire paie, notamment en cas de subrogation des IJSS. Certaines CPAM acceptent alors de recevoir le document par l’employeur soit par courrier soit par voie dématérialisée afin de régulariser le dossier.

Quelles est la procédure pour l’employeur ?

Dès réception de l’arrêt, l’employeur a 5 jours pour produire la déclaration en DSN. Dans cette déclaration, il doit transmettre les éléments suivants :

• motif de l’arrêt de travail,
• date du dernier jour travaillé
• date de début de l’arrêt
• date de fin prévisionnelle de l’arrêt
• Dates éventuelles de subrogation
• IBAN de l’employeur en cas de subrogation
• Date et motif de reprise si elle est connue au moment de la déclaration

En cas de prolongation de l’arrêt de travail, les dates seront mises à jour automatiquement sans nécessiter un nouveau signalement.

En cas de reprise anticipée, c’est à dire avant la date de fin prévisionnelle de l’arrêt, une signalement d’événement de reprise doit être effectué.

Toutefois, dans le cas où l’employeur a demandé la subrogation des Indemnité Journalières de Sécurité Sociale (IJSS), il n’ y a pas de délai obligatoire pour produire la déclaration.

Petite précision concernant le dernier jour travaillé : si le salarié est en congés payés à la date de l’arrêt, ses congés payés sont suspendus et l’absence maladie prend le relais. La date du dernier jour de travail à déclarer est le jour précédant la date de début de l’arrêt et non celui précédant la date de début de ses congés. Le dernier jour travaillé n’est pas nécessairement réellement travaillé. En effet, en cas d’arrêt de travail le lundi, il faut déclarer le dimanche précédent.

Dans certains cas, il n’est pas possible de produire l’attestation de salaire en DSN (un salarié embauché dans le mois par exemple), l’employeur a alors la possibilité de transmettre l’attestation par l’ancienne procédure via net-entreprises.

Le salaire à déclarer : Le salaire permettant le calcul des IJSS est envoyé chaque mois en DSN mensuelle. Il s’agit du salaire brut soumis à cotisation, rétabli des incidences des absences autorisées comme les absences maladies, l’embauche en cours de mois ou la fermeture de l’établissem*nt par exemple.

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Comment calculer l’absence maladie ?

L’absence maladie doit être déduite de la rémunération du salarié. Il y a plusieurs méthodes pour calculer l’absence en paie.
La méthode retenue par la Cour de cassation est la méthode en heures réelles :
salaire / nombre d’heures réelles du mois X le nombre d’heures réelles d’absence.

Certaines entreprises procèdent à la retenue en jours ouvrés, ouvrables ou calendaires, réels ou moyens.

Dans cet article, nous allons retenir la méthode en jours ouvrés réels, qui a plus de sens concernant des absences maladies.

En tout état de cause, il ne faut pas que la méthode utilisée soit plus défavorable au salarié qu’une autre notamment en cas d’absence de maintien de salaire.

Exemple :
Un salarié est en arrêt de travail pour maladie du 02/09 au 08/09. Son salaire brut est de 2000 euros.
L’absence maladie sera calculé de la manière suivante : 2000 / 21 X 5 = 476,19 euros.

Comment traiter en paie l’absence maladie ?

Des dispositions légales et conventionnelles prévoient une indemnité des absences pour maladie en complément du versem*nt des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Le salaire brut peut être totalement ou partiellement maintenu.

Les Indemnité Journalières de Sécurité Sociale (IJSS)

Le salarié en incapacité de travail pour maladie ou accident non professionnel a le droit à des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale sous certaines conditions :

• Avoir transmis à sa CPAM un justificatif d’arrêt dans les 48H
• Avoir justifiée d’une durée minimale de cotisation suffisante

Les IJSS sont versés après un délai de carence de 3 jours, sauf en cas d’affection de longue durée. Dans ce dernier cas, le délai de carence s’applique une fois au cours d’une même période de 3 ans, lors du premier arrêt de travail.

Comment est calculée l’Indemnité Journalière de Sécurité Sociale ?

Le revenu d’activité journalier

Le revenu d’activité journalier, appelé gain journalier de base avant le 1er juillet 2020, est calculé de la manière suivante : salaire des 3 derniers mois soumis à cotisation précédents l’arrêt de travail / 91,25

Le salaire de chaque mois est plafonné à 1,8 SMIC soit 3 022,11 euros au 1er aout 2022.

Calcul de l’IJSS

Le montant de l’IJSS correspond à 50% du revenu d’activité journalier. Ainsi, le montant de l’IJSS est plafonné à 49,68 euros brut au 1er aout 2022.

Exemple :
Un salarié est en arrêt de travail à compter du 09/10, ses 3 derniers salaires précédant son arrêt sont les suivants :

Son revenu d’activité journalier est donc de (2000 + 2000 + 3022,11)/91.25 = 76,95 euros
Le montant de l’IJSS brute est donc de 38,48 euros.

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Régime social et fiscal des IJSS maladie

Les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale maladie ne sont pas soumises à cotisation sociales. Elles sont seulement soumises à CSG (6,20 % dont 3,80 % déductibles) et CRDS (0,50%).

Elles sont également soumises à l’impôt sur le revenu sauf en cas d’Affectation de Longue Durée (ALD)
Pour le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu, c’est la CPAM qui se charge de retenir le montant de l’impôt en fonction du taux qui lui est communiqué par l’administration fiscale sauf en cas d’IJSS subrogées, c’est alors à l’employeur de procéder au prélèvement.

La subrogation

En théorie, le salarié perçoit directement les IJSS .
Toutefois si la rémunération du salarié est partiellement ou totalement maintenue, l’employeur peut demander la subrogation des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale. Cette demande est effectué au moment du signalement d’événement “Arrêt de travail”. Il percevra alors les IJSS à la place du salarié.

Le maintien de salaire

Que dit le code du travail ?

Le code du travail prévoit un maintien du salaire en cas d’incapacité de travail résultant de la maladie ou de l’accident non professionnel dans les conditions suivantes :

Le salarié de moins d’un an d’ancienneté a le droit à aucune indemnisation complémentaire.

Afin de déterminer si un salarié peut bénéficier de l’indemnisation complémentaire, il faut apprécier l’ancienneté au premier jour de l’arrêt.

Afin de bénéficier de cette indemnisation complémentaire, le salarié doit avoir
justifié son absence dans les 48H et doit être soigné en France ou dans les états membres de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.

L’arrêt de travail doit également être pris en charge par la Sécurité Sociale.

Exception : cette disposition légale ne s’applique pas aux travailleurs à domicile, aux saisonniers, aux salariés intermittents et aux travailleurs temporaires.

Le délai de carence : l’indemnisation complémentaire commence au 8ème jour d’arrêt de travail.

Il s’agit d’une indemnisation complémentaire déduction faite des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) et des éventuelles indemnisations complémentaires de prévoyance pour la part financée par l’employeur.

Exemple :
Un salarié est malade du 01/07 au 31/12, sa date d’ancienneté est fixée au 15/12/2000. Au 01/07, Il a 18 ans d’ancienneté. Il bénéficiera donc d’une indemnisation complémentaire de :

• 90% du salaire brut du 08/07 au 05/09 soit 60 jours
• 66,66 % du salaire brut du 06/09 au 04/11 soit 60 jours
• à compter du 05/11, il n’aura plus d’indemnisation complémentaire

Son salaire brut est de 2000 euros, sur la paie de septembre son indemnisation se calculera de la manière suivante :
((2000 / 21 X 4) X 90%) + ((2000 / 21 X 4) X 66.66%) = 1422,11 euros

Indemnité complémentaire conventionnelle

Les conventions collectives peuvent prévoir des dispositions plus favorables au salarié. Si l’indemnisation prévue dans la convention collective est moins favorable au salarié que la loi, il faut alors se référer au code du travail pour le calcul du maintien de salaire.

Des accord collectifs peuvent également prévoir des dispositions plus favorables, il faut alors s’y référer.

Le garantie du net

Certaines convention collectives prévoient un maintien du salaire brut mais la plupart prévoient un maintien du salaire net.
En effet, les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) sont déduites du salaire brut et donc minorent la base de cotisation mais ont un taux de charge moins important que le salaire ( elles sont soumises seulement à CSG/CRDS au taux de 6,7 %), le salarié a alors un gain au niveau de son net à payer par rapport au net qu’il aurait perçu s’il avait travaillé.

Le garantie du net s’entend pour le net à payer avant impôt sur le revenu.

Le mécanisme en paie peut être schématisé comme suit :

Le salaire net du salarié s’il avait travaillé serai de 2000 X 75% = 1500 euros. Il a donc un gain de 183 euros sur son net à payer.

Une écriture est alors passée en brut afin de neutraliser ce gain, appelée également “garantie du net”.

Précision sur le prélèvement à la source : En cas de subrogation des IJSS maladie, les IJ nettes doivent être intégrée au net imposable mais non intégrée à la base de calcul du prélèvement à la source car c’est la CPAM qui est chargé de celui-ci.

Calcul du droit : Des dispositions peuvent également prévoir un calcul du droit sur l’année civile ou sur l’année glissante à la date de début d’arrêt.

Exemple de maintien de salaire conventionnel :

CCN de la banque

Une majoration est accordée pour les salariés ayant au moins 1 enfant à charge pour le maintien à 50%.

Il est stipulé que le revenu net du salarié ( indemnité complémentaire employeur ajoutée aux Indemnités Journalières de Sécurité sociale) ne peut pas être supérieur à la rémunération qu’aurai perçu le salarié s’il avait travaillé. Il faut donc appliquer la garantie du net.

Le droit se calcul de date à date sur 12 mois glissants.

L’indemnisation complémentaire d’un organisme de prévoyance peut dans certains cas se substituer à l’indemnisation complémentaire de l’employeur.
Par exemple, en cas de passage à maintien de salaire à 50% au 61ème jour et d’une indemnisation supérieure prévue au contrat de prévoyance à cette même date.

Exemple : Un salarié est en arrêt de travail pour maladie à compter du 01/09. Il a également été en arrêt de travail du 01/04 au 15/05, il a bénéficié d’une indemnisation à 100%. Son ancienneté à la date de début d’arrêt est de 3 ans. Son droit se calcul de la manière suivante :

• Maintien de salaire à 100% du 01/09 au 15/09 car il a déjà utilisé 45 jours sur l’année glissante
• Maintien de salaire à 50% du 16/09 au 14/11

Le plafond de la Sécurité Sociale

En cas d’absence maladie non indemnisée par l’employeur, le Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS) doit être calculé au prorata temporis en fonction du nombre de jours calendaires travaillés.

Exemples de bulletins de salaire

Un salarié est en arrêt de travail pour maladie du 01/09 au 15/09. Il bénéficie d’un maintien de salaire conventionnel à 100% sur la période.

Avec la subrogation

Sans la subrogation

Sans maintien de salaire

Émettons l’hypothèse que notre salarié ne bénéficie pas de maintien de salaire.

Quelques questions sur l’absence maladie

Un justificatif est-il obligatoire ?

Le salarié a l’obligation de produire un justificatif (arrêt de travail ou bulletin d’hospitalisation) à son employeur. En cas d’absence de justificatif, l’employeur peur requalifier celle-ci en absence non autorisée pouvant aller jusqu’au licenciement.

Certains employeurs tolèrent la production d’un certificat médical jusqu’à 3 jours d’absence dans la mesure où la CPAM intervient seulement sauf exception, au 4ème jour d’arrêt. En effet, la CPAM n’accepte pas les certificats médicaux.

Comment traite-on l’absence maladie d’un stagiaire ?

Dans le cas où le stagiaire est rémunéré, l’employeur doit déduire l’absence maladie de sa gratification. Il n’a pas l’obligation de maintenir la rémunération selon les dispositions légales et conventionnels en vigueur. Sa franchise de cotisation est alors proratisée en fonction de l’absence.

Un salarié qui a été malade sur l’année a t-il droit à l’intéressem*nt dans les mêmes conditions que les autres salariés ?

Si l’accord d’intéressem*nt a été établi selon des critères de conditions de présence au cours de l’exercice, l’absence maladie peut en déduire son montant.

L’indemnisation de l’employeur peut-elle être suspendue ?

Si l’indemnisation de l’employeur est conditionnée au versem*nt des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS), l’employeur a la possibilité de suspendre le versem*nt de l’indemnité complémentaire si la CPAM prend la décision de suspendre le versem*nt des IJSS suite à une contre-visite du médecin conseil de la CPAM par exemple qui estimerai que l’arrêt de travail n’est plus médicalement justifié.

Par ailleurs, l’employeur a la possibilité d’effectuer une contre-visite par un médecin contrôleur au domicile du salarié. Les heures de visite doivent correspondre aux heures de présence obligatoires au domicile du salarié indiquées sur l’arrêt de travail. En cas de sorties libres, le salarié est convoqué au cabinet du médecin contrôleur par lettre recommandé avec accusé de réception.

En cas d’absence du salarié à son domicile ou si le médecin contrôleur estime que l’arrêt de travail n’est pas médicalement justifié, l’employeur a la possibilité de suspendre l’indemnité complémentaire à compter du lendemain de la date de la visite et jusqu’à la date de fin de l’arrêt. En cas de prolongation de l’arrêt, il faut reprendre la paiement des indemnités complémentaires et organiser éventuellement de nouveau une contre-visite.